６月から９月にかけて、観光客向けのフェスやグルメイベント、地域活性化を目的としたお祭りやスポーツイベント、さらには企業プロモーションイベントなど、全国各地で多様なイベントが数多く行われます。この時期はイベント業界では「繁忙期」と呼ばれます。

繁忙期にイベント開催を予定していて、準備や運営をその道のプロの業者へ依頼しようと検討している場合、繁忙期よりもずっと前に問い合わせをすることをおすすめいたします。

その理由と業者選定の際のポイントについてお話しします！

 

業者選びは早い方が良い！その3つのポイント

「早くに相談したくても、具体的な内容もまだ決まっていないしなー。」

「取り合えず問い合わせしてみても迷惑じゃ無いかなー。」と思ってしまいますよね。大丈夫です！

「夏に△△（場所）で〇〇のイベント開催を予定している」それだけで十分です！

（△△の場所は、具体的な施設名ではなくても、市内の屋内イベント会場で、どこかのホテルで、屋外の飲食イベントができそうな場所で、社内の広い会議室でといった感じでOK。〇〇に入るイベントの内容も、自社商品の展示会、お客様感謝祭、社内運動会、新商品のプロモーションあるいは、展示会に出展をしたいのでブース造作の相談がしたいでもOK。）

少ない情報だけでも、早く問い合わせをした方が良い3つのポイントをお伝えいたします。

 

1.希望条件にあった会場・スタッフの確保

イベント会場（場所）は、ほとんどが「決定優先」です。

人気の施設や時期によっては、１年以上前から空き情報の問い合わせをし、希望の日時が空いているならすぐに決定連絡をしないと確保できないこともあります。

「希望する日時が全部予約で埋まっている…」

「予定していた会場が確保出来なくて、予算以上の金額になってしまった！」等と困らないように、会場探しは早めにスタートしましょう。

そして、会場と開催日時が決まったらイベント業者へ問い合わせをする時に伝えましょう！

具体的な会場、日時がわかるだけで、決定案件では無いにしても「その時期に案件があるかもしれない」と何となく予定をしておいてくれるものです。

イベントの繁忙期には、使用される資機材や備品、会場施工スタッフや運営スタッフ等が不足する場合があります。なんとか手配できたとしても会場同様、こちらも費用が高くなってしまった！ということが起こり得ますので、何事も早め早めが大事です。

 

2.イベント開催の「目的」達成のために

早めに準備に取り掛かり、本番まで余裕のあるスケジューリングにすると、イベントを開催するにあたって決めた「目的」達成のために何をすれば良いか？という一番大事な部分に時間を割くことができます。

会場レイアウトの作成、告知計画、必要な資器材の洗い出し、各種マニュアルの作成等は、イベント業者へ全てお願いすることができます。これらも早めに相談すれば、内容に関して一緒にブラッシュアップを繰り返しながら、より良いイベントを作り上げることができます。我々イベント業者側からしても、余裕のあるスケジューリングの方が、お客様のことをより深く知る時間がとれ、そのうえで色々なご提案をすることができます。

 

3.限られた予算で最大限の効果を！

上記の１、２、の内容と重複するところもありますが、やはり早めに業者へ相談することで費用をおさえることも可能です。

それは単に、上記１に記載した、予定外の費用をおさえるということだけではなく、予算内で最大限の提案をしてもらえる可能性が高くなるからです。

我々イベント業者は常に、「お客様のご要望はできる限り叶えてあげたい」という気持ちでいます。

ですから、「それは予算的に無理ですね。」とは言わずに、「この部分の装飾をこうしたら、予算もおさえられご希望のイメージにったものが作れます！」といったご提案をしたいのです。

その為には検討する時間が必要です。時間に余裕があればお客様の希望を叶えるために様々な思考をめぐらすことができます。

 

イベント業者選びのチェックポイント！

イベント業者といってもたくさんあります。どういった基準で選んだら良いのか、下記にチェックポイントをまとめましたので、ぜひご参考ください。

 

【実績と経験】

過去にどれくらいのイベントを手掛けてきたのか？手掛けてきたイベントの規模・種類にはどのようなものがあるのか？を知ることでそのイベント業者の経験値や対応できる内容がわかります。

◉チェックポイント

・自社がお願いしようとしているイベントと同様の規模やジャンルの実績があるかどうか

・あった場合、その実績の詳細を確認

・その実績の中で起こった、トラブル対応事例があるかどうか（事前に想定されるトラブル把握＆業者の対応力の把握）

 

 

【料金体系とサービスの確認】

予算内に収まるのかどうかの確認は勿論、必要なサービスがちゃんと含まれているかの確認をしましょう。

安さだけで業者を選ぶのではなく、適正な料金で希望する質のサービスを提供してくれるか？というポイントを重視することが大切です。

◉チェックポイント

・見積明細をきちんと確認（希望するサービスが含まれているか）

・追加費用や不明瞭な料金が含まれていないか

・サービスの質や内容について、不明な点は質問する。

 

 

【イベントサポート力】

イベント当日にトラブルや、突発的な事態が起きた際に、どれだけ柔軟に対応できるかどうかは非常に重要です。

適切なサポート体制が整っているのかを確認しましょう。

◉チェックポイント

・緊急時や予期しない事態（天候の急変・機材トラブルなど）への対応力があるか

・発生した問題に対して、迅速かつ効果的な対応が可能かどうか

・サポート体制が整っているか

 

 

【スタッフの専門性と質】

スタッフの質や専門性は、イベント運営に大きく影響します。

イベントの内容に応じた専門知識を持ったスタッフがいるかを確認しましょう。

◉チェックポイント

・どのような経験や専門知識を持ったスタッフがいるのか

・スタッフ人数は適切か、業務をスムーズに進行できる体制か

 

 

【コミュニケーション能力】

業務を進めていく上で、ヒヤリング力やレスポンスの良さはとても重要です。

主催者側の要望や課題をしっかりと汲み取り、スムーズに対応してくれるかどうかでイベントの成功に繋がり、主催担当者の業務負担も変わります。

◉チェックポイント

・打ち合わせ、メール、電話などのやり取りで、担当者がどれくらい迅速で明確に情報を提供してくれるか

・イベント前後の連絡体制がしっかりしているか

・要望や課題を理解し、適切な提案をしてくれるか

 

 

アンカーにご相談ください！

アンカーは、長年に渡りイベントに携わってきた豊富な実績と経験を持った各専門スタッフが多数在籍しています。

また、自社で多種多様な商材を所有しておりますのでコストを下げたご提案も可能です！

ぜひイベントをご検討中の方は、お気軽にご相談ください。

HPに載っていない実績情報もたくさんございますので、お気軽にお声がけください。