イベントの本番で最も重要なことはなに？

みなさま、こんにちは。プランニング部 齋藤です。

実は、イベントの現場ではスタッフ達がいろいろな「数」を数えています。

この「数」は、イベント終了後に主催者様に提出する実施報告書（イベントの内容・記録・結果をまとめたもの）に使われます。

その為、事前にお客様と「何を数えるか？」を決めていくことが多いのですが、実施報告書を作る予定やお客様から特に指示や指定が無い場合でも、我々は自主的にさまざまな「数」を集計します。

そして殆どの場合、1時間ごとに「数」を記録しています。

では、実際にどんな「数」を数えているかご紹介いたします！

 

 

■来場者の数

イベントは沢山の方に来て頂くために開催されるわけですから【イベント来場者数】のカウントは必須です。

入口に立ったスタッフがボタンを押してカチカチと数える数取器（カウンター）を使用することが多いですが、会場・施設によっては機械で自動的にカウントしてくれる装置がある場合もあります。

これによって、【どの時間帯が来場のピークだったか？】が把握できます。

また、会場・施設にもよりますが、駐車場の利用者がイベント来場者だと特定できる場合は【イベントに来場者した車両台数】も駐車場の入口で数えたりします。

 

 

■ステージ観覧者の数

イベントでステージがある場合は各ステージで【何名くらいのお客様がステージを見てくれたか？】を数えます。

これによって、どんなタイプのステージにお客様が興味を持ってくれたかが把握できるため、次回以降の開催の際にステージプログラムの検討に大いに役立ちます。

 

■アンケートの数

来場者アンケートは【性別・年齢・来場動機・何を通じてこのイベントを知ったか？（告知）・イベントの満足度】など、お客様の属性・傾向・満足度・広報の成果を計る重要な指標になります。

紙でアンケートを行った場合には、専用アプリでスキャンした紙を読み込んで集計したり、時には手作業でアンケート結果を一覧表に打ち込んだりします。その為、現場では数を数え直しやすいように10枚束にして保管しておきます。

最近ではiPadなどをつかってアンケートを収集することも増えています。

この場合、イベント後の入力や集計作業がないため非常に楽というメリットがありますが、同時に集計できる数がiPadの台数分になってしまうというデメリットがあります。

 

■配布物の数

イベントでは様々なノベルティやサンプリング品を配ることが多いので、在庫の管理や配布のタイミングをコントロールするためにも、この数値のカウントは重要です。

特に抽選会やゲームを通じて配られる景品の数の管理はとても厳重に行っています。

「当選したのに景品がない！」となってしまってはお客様に大変失礼ですから。。。

 

最後に

皆さん、いかがでしたでしょうか？？

我々イベントスタッフは現場で日々、このような作業も行っているのです！

そしてこの「数」で得た情報を、より良いイベントづくりに活かしています！