みなさん、こんにちは。

各企業・団体が商品やサービスを展示し、プロモーション活動の場として開催される「展示会イベント」

今回は、展示会イベントの出展者様と参加者様の活動の場を支える「展示会事務局」の「搬入・施工」についてお話ししたいと思います。

 

「事務局施工・準備」の時間にやること

展示会出展者様の搬入の前に、事務局での施工が始まります。（俗にいう”基礎施工”です。）

展示会に出展するとき、当日のスケジュールに「事務局施工」とか「事務局準備」という記載を見たことがあると思います。

この時間帯では、事務局で墨出し（施工に必要な基準の線を書き出す作業）をしたり、ブースの基礎となるパネルを立てたり、パンチカーペットを敷いたり、各ブースに電源を引く工事等が行われます。

要は、出展者様が会場に到着したら、すぐに持込みの展示品や商材を搬入し装飾をして頂ける状態にしておくための時間です。

レンタル備品や、電気の配線、照明など事務局に依頼された内容もこのタイミングで一緒に準備します。

当日になって慌てないために、現場入りの数日前には施工担当と入念な打ち合わせを行い、全出展者からの申請内容を一つずつ確認していきます。イベントの仕事は「段取り八分」！

 

▼イベントの仕事でとっても大事なロケハンについてのコラムはこちら！

 

 

 

当日のことはもちろん、事前準備が超重要

これも「段取り」ですが、搬入に関わる車両情報の事前把握は超重要です。

●トラック、ハイエース、普通車、どんな車両がいつ何台来るのか？

●会場内への乗入れはあるのか？

●展示する車両はどの順番で入れるのか？

などなど…スムーズに搬入していただける様に、パズルのように時間を調整し、スケジュールを組んでいきます。とくに、搬入スペースが狭い会場はこの作業が大変になります…。当日はこのスケジュールを車両搬入に関わる警備や、出展者受付スタッフに共有しオリエンテーションを行います。

 

出展者搬入開始。アクシデントにはどう対応する？

搬入開始時間になると続々と出展者様や施工業者が入場され、各ブースの装飾が始まります。

当日作業を行っていると

「備品が足りない！」

「思ったよりブースが暗い！」

など、想定外のことが発生すると思います。

そんなときは事務局にご相談ください！

テーブルや照明、カタログスタンドなど、ご希望の備品をすぐにブースへお持ち致します！

（予備在庫がない場合もあります。ご了承ください。）

 

事務局では会場内を定期的に巡回し、「安全に作業が行われているか」「高さ制限等のレギュレーションが守られているか」を確認していきます。

また、ほとんどの出展者様・施工業者は予定通りの時間に搬入作業を行って頂けるのですが、稀に悪天候や渋滞などのアクシデントで予定時間に来場できなくなってしまうケースがあります。実際にあったアクシデントで、搬入当日に大寒波に見舞われたことは記憶に新しいです。

▼大寒波に見舞われた展示会事務局の実績記事はこちら！

 

すべてのブースが本番までに準備を終えられそうか？を確認するのも事務局の重要な役目です。

 

各出展者が作業を終えて退場したのを確認したら、会場を施錠して業務終了です。翌日の本番に向けて英気を養いましょう！

 

▼コラム：展示会事務局のお仕事（本番当日編）

 

▼展示会事務局の実績記事はこちら！

 

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