みなさま、こんにちは。プランニング部 齋藤です。

前回は、展示会事務局の施工目線でのロケハン・打ち合わせについてコラム記事を書かせていただきました。

今回は、運営目線で「イベント会社がロケハン時にどんなところをチェックしているのか？」「どんな打ち合わせをしているのか？」について書きたいと思います。

 

お客様目線が大切！”来場動線”

イベントはたくさんのお客様に来ていただくために行うわけですから

お客様が迷わずに会場に来られるように、来場動線の確認は必須です。

「お客様がどの駅で降りて、会場へはどこから入ってくるのか？」

この情報をベースに以下の計画を作成します。

 

（１）イベント受付の位置

（２）クロークの位置

（３）誘導スタッフの位置

（４）誘導案内サインの設置場所・デザイン

 

特に（１）（２）はお客様の来場予定数に併せて、待機スペースやお荷物の保管スペースを検討しなければなりません。また、新型コロナウイルスの流行以降は検温機器やアルコール消毒液の設置の有無もポイントです。

 

 

これも重要！”VIP・ゲストの来場〜退場”

イベント参加者への対応が最重要事項ですが、主催者様にとって同じくらい重要なのがVIP・ゲストへの対応です。

基本的にVIP・ゲストは運転手付きの車両、又はハイヤーでいらっしゃることが多いので「どの位置に車両を止めるのか」「どのように会場に入ってくるのか」を確認・決定をしてから様々な対応内容を決めていきます。

 

（１）控室の位置

（２）控室・登壇場所へのルート

（３）開催終了後の帰りのルート・乗車位置　など

 

VIP・ゲストへのお出迎え、誘導は主催者様が行うのが一般的なので人選を明確にしておくのも、とても重要です。

その他にも本番までにお弁当やケータリングの手配等を決めなければなりません。

 

イベントを楽しんでもらう為に！”お客様の安心・安全への配慮”

より多くの方にイベントへ参加していただくために

来場にあたって様々な制約がある方への細かな配慮は重要な確認ポイントです。

 

（１）車いすの車両の駐車位置・貸出車いすの有無・バリアフリーを考慮した動線

（２）授乳室・おむつ交換できるトイレの位置

（３）託児室として使いやすい部屋の有無

（４）Wi-Fi環境の有無

 

併せて、もしもお客様に何かあった際の対応に必要な要素の確認も行います。

 

（１）最寄りの病院（休日の当番病院）

（２）所轄の消防署・警察署

（３）AEDの位置

（４）救護室の有無

 

要チェック！”運営スタッフ自らが困らない為に”

忘れがちなのですが、しっかり確認をしておかないと

イベント直前や開催中に「あれ？どうしたらいいんだろう？」となるものはこちらです。

 

（１）当日のドアオープンのルール

（２）関係車両の駐車スペース

（３）ゴミの処理方法

（４）イベント終了後の拾得物の扱い

（５）イベント中・終了後の清掃ルール

（６）喫煙所の位置

 

特に(3)のゴミ処理方法については、会場側が処分をしてくれない場合は持ち帰りになってしまうので要注意です！

 

最後に

改めて書き出してみると、ロケハン・会場打合せで確認しなければならいことは沢山ですね。

次回はステージ進行目線のロケハンについて書きたいと思っています。

最後までお読みいただきありがとうございました。