みなさま、こんにちは。

プランニング部齋藤です。

イベント運営を行うにあたって「運営マニュアル」「スタッフオリエンテーション」は非常に重要なものです。

今回はその重要性について考えてみたいと思います。

 

 

運営マニュアルの役割とは？

運営マニュアルが何故、重要か？それは「ディレクターがスタッフにやってほしいことがすべて纏められているから」です。

当然ですが、イベント現場でたくさんのお客様の対応をする場面では、どんなに優秀なディレクターが１人いても、できることは限られてしまいます。

その為、ディレクターは自分の代わりに動いてくれる大勢のスタッフに、やってほしい業務を理解してもらわなければなりません。そこで必要なのが運営マニュアルです。運営マニュアルには、スタッフの基本的な動きや、当日来場するVIPの情報などを細かく記載していきます。つまり、「自分の分身を増やす」ために運営マニュアルはあります。

 

運営マニュアルだけ渡して「読んでおいて！」「内容の理解はできた？」はちょっと乱暴ですし、間違えた理解が生まれる可能性があります。

運営マニュアルの内容をより詳しく伝えるために行うのがスタッフオリエンテーションです。

スタッフオリエンテーションで伝えることは、当日の「動き」だけではありません。業務にあたるうえでの「マインド」も伝えます。ここもとても重要です。

 

 

「マインド」の共有

 

 

イベントの仕事には当然、クライアント＝主催者がいて、イベントはその「主催者の想い」をエンドユーザーに伝える場所になります。

そして、我々イベント会社の役割はプロとしてその「場所・時間」を創り出すことです。

展示会、講演会、シンポジウム、式典・・・その手法は様々ですが、すべては「主催者の想い」をエンドユーザーに伝えるためにあり我々は「主催者にとってのお客様＝エンドユーザー」の対応を任されていることになります。

だからこそ我々は主催者が普段どんな想いでエンドユーザーに向き合っているか？エンドユーザーに対してどんな「マインド」を抱いているか？を末端のスタッフまで伝える必要があります。

冒頭で「運営マニュアルはディレクターの分身を増やすためにある」と書きましたがそれは「業務」の話であり、実際にはディレクターもスタッフも【主催者の分身】というのが正解です。

 

 

「主催者の想い＝マインド」を理解した運営

では、主催者のマインドを理解したスタッフの立ち振る舞いとはどんなものがあるか少し考えてみたいと思います。

 

例）子供服ブランドのイベント

子供がターゲットのイベントの場合、来場者の多くはファミリーになります。この場合、スタッフに求められる人物像とお客様対応は下記のようになるでしょう。

【人物像】・・・子供が好き、元気がある、明るい

【対応】・・・・親御さんには礼儀正しく敬語で話をし、お子様と話をするときは、しゃがんで目線を併せてフランクに話をする。

このように礼儀正しいだけが正解ではなく、お客様に併せた対応が正解だといえます。

 

 

 

「想い＝マインド」を共有するために

 

 

主催者の想いと業務内容をスタッフに理解してもらうために、イベントの前にはスタッフオリエンテーションを実施します。

その場で主催者から直接「どんなマインドでお客様対応してほしいか？」をお話ししていただくこともあります。

また、必要とあらばマナー講師を招いて、スタッフのお客様対応の練習、お辞儀の仕方や歩き方の練習をすることもあります。

私たちアンカーは「主催者の想い」をエンドユーザーに伝えられるイベントの実現のために、イベントという形のない怪物と日夜、格闘をしております！